为加强学院会计基础工作，进一步规范和完善学院财务报销程序和手续，方便教职工办理报销业务，提高工作效率，依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校会计制度》等，结合学院实际，特制定本规定。

一、报销单据要求

（一）从外单位取得的报销单据必须是印制有税务机关发票监制章的税务发票（火车、飞机、汽车、轮船及部分交通费票据除外），或者为印制有财政部门票据监制章的行政事业性收据，并且内容必须据实填写完整。具体包括：受票单位名称（必须是桂林理工大学博文管理学院）；开票日期；物品名称或费用内容；数量、单价及金额（金额大小写须一致）；开票人签名或盖章（开票人姓名应用全称）；必须加盖开票单位财务专用章或发票专用章或收费专用章。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的，可由当地税务部门代开，开出的票据必须印制有税务部门监制章并加盖开票税务机关的印章。

（二）报销发票或收据记载的各项内容均不得有涂改、挖补等现象。内容记载有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处还必须加盖出具单位公章；金额记载有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始单据上更正。金额大小写不一致，又不便重开的，报销时以大写为准。一式几联的发票或收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，否则不予报销。

（三）对笼统以办公用品、文具、材料、图书或代码填开且金额在200元以上（含200元）的批量购物发票，必须索要所购买物品的明细清单，并加盖与发票签章相同的财务专用章或发票专用章。

（四）对直接从农民手中或农贸市场购买农副产品，无法取得正规发票的，应填写“院（校）购物报销凭据”，列明购货单位、所购物品的名称、单价、数量、金额大小写、购货用途，并取得售货人员的签名（加盖手印）或盖章。不能取得售货人员签名（加盖手印）或盖章的，应有二人以上证明人证明。

（五）在超市购买商品报销时，须提供超市机制发票（发票上须注明品名、单价、数量）方可给予报销；如超市提供的是手工发票，须附上机制购物清单，方可给予报销。

（六）各类旅行社开具的发票不得作为学习、培训、会议、考察、调研等活动的报销凭据（使用系院创收留成经费和科研经费除外）。

（七）经上级有关部门或领导批准的经济业务（含会议、考察、培训等），报销时必须附批准文件。

（八）各种原始发票或收据不慎丢失，须取得原开票单位的发票存根或记账联的复印件，加盖收款单位财务专用章或发票专用章并经当事人所在单位部门领导签署意见方可作为报销单据。出差车船票、飞机票不慎丢失，须由当事人书面说明情况（若是参加会议，须附上会议通知），说明所乘坐的车次、轮班、航班以及票价，经两人以上（含两人）同行人员证明（没有同行人员的，由知情人证明），并由当事人所在单位（部门）负责人审批后才能代替原始报销凭据。其中遗失火车、轮船、汽车票按实际票价的90%报销；遗失飞机票的比照同程火车硬卧票价的标准给予报销。乘坐飞机购买的航空保险单据丢失后不予报销。

（九）为提高报账工作效率，便于会计凭证的装订及保管，原始凭证粘贴应符合“原始凭证贴笺” 上注明的要求，且按以下内容分类整齐地粘贴在贴笺上，填明单据张数、金额。贴笺上填明的单据张数、金额等交财务部报销时不得有涂改现象。根据“一事一报”的原则，不得将单据不加区分地混合粘贴在一张贴笺上。对不按规定类别粘贴且粘贴不整齐的报销单据，财务部不予受理。具体类别如下：

1、差旅费

差旅费单据包括：火车、轮船、飞机、汽车票及相关手续费；出差地的市内交通费以及与出差有关的本市零星交通费；出差地的住宿费、会务费以及有关的会议通知等票据。

2、交通费

交通费单据包括：为本市内交通费、公交车费、租车费、燃油费、过桥过路及停车费等票据。

3、电话费

4、邮寄费

5、 办公费

办公费单据包括：日常办公用品、资料费及复印、打印费等票据。

6、接待费

接待费单据包括：餐费、酒水、饮料、礼品以及接待客人的住宿费、旅游门票、考察费和交通费等票据。

7、版面费、查新检索费及测试费。

8、图书购置费

9、材料费

材料费单据包括：试剂、工具、玻璃器皿等实习、实验材料及科研消耗材料的发票等。

10.设备购置费

设备购置费单据包括：购入各种达到学院固定资产标准的设备、器材购置发票及购置设备的关税、车辆购置税、运杂费等票据。

11、修缮费

修缮费单据包括各零星修缮（含维修、装修）工程的工程结算单、发票等票据。

12、物业管理费

物业管理费单据包括绿化、环境卫生等费用单据

13、其他费用：以上未包括的内容

二、 报销手续规定

（一）报销手续的一般规定

1、办理支出报销业务必须按规定取得或填制合法、有效的原始凭证。对不合法、不完整的原始凭证，财务部有权拒绝办理。

2、为保证会计核算及时、正常进行，当年取得的报销凭据（以报销凭据上的日期为准），原则上当年报销；当年第四季度取得的报销凭据，可延长至次年3月31日。因特殊原因不能在规定时间内报销，需经财务部负责人审批同意后方可报销。

3、同一笔经济业务的报销凭证应合并核算，不得人为拆分。报销金额达到一定额度，须经院领导审批的，必须由相关院领导审批签字。

4、每项开支必须有经费来源渠道（经费指标）并符合规定开支标准。经费开支审批负责人，在审签时须注明经费来源。在报销时，经办人必须持有学院印制的、与审批人签明的经费来源相符的“项目经费限额用款折”办理报销业务，对超“项目经费限额用款折”余额或没有经费来源（经费指标）的开支不予报销。

5、各类开支报销须有经办人、证明人（或验收人）、审批人签字（凡现金结算且金额超过500元的报销发票或收据，经办人、验收人审批人除在原始凭证贴签上签字外，还须在发票或收据背面签字），所有签字一律用蓝黑或碳素墨水钢笔或签字笔，且字迹清晰。经办人、证明人（或验收人）、审批人不能同为一人。审批人对所审签票据的真实性、合法性负责。

6、事业经费财务报销经办人只限理工大派驻人员及本院全职聘用人员。科研经费的经办人员可以为课题组成员的在校研究生。临时聘用人员、在校本科生以及外单位人员不能作为财务报销经办人。

7、通过内部转账结算办理报销手续时，除填制内部转账单外，还需附上相应、完整的原始单据，并按规定程序办理审批手续。为严格执行财务制度和规定，通过内部转账办理的支出内容，必须是与各单位（部门）业务相关的且是真实发生的，严禁通过内部转账用公款办理个人消费。

（二）物品购置开支报销手续

1、 一般物料用品开支报销手续

一般物料用品开支报销应取得购物发票，并按规定办理验收和审批手续后才能报销。

2、 低值耐用品开支报销手续

单价在200元以上（含200元），500元以下且使用年限在一年以上并保持原有形态的物品为低值耐用品，其开支报销应取得购物发票，并按规定办理验收和低值耐用品登记手续并按规定履行审批手续后方能报销。

3、达到固定资产标准的仪器设备开支报销手续

单价在500元以上（含500元），且使用年限在一年以上并保持原有形态的物品按固定资产管理（单价在1000元以上（含1000元）的软件也按固定资产管理），其开支报销应取得购物发票，按规定办理验收和固定资产登记手续并按规定履行审批手续后方能报销。科研代购设备（根据科研合同为委托方购买设备，设备所有权属委托方）报销时，需有委托方财务部门或设备验收部门的设备验收清册，同时要有验收入库手续的复印件并加盖公章。

4、一次性购买物品支出在1万元以上（含1万元）的，报销时还需附上购买合同。

（三）图书资料购置报销手续

购入图书资料按规定须办理入藏手续的，应凭文献资料入藏手续单及购物发票办理报销手续。

（四） 业务招待费报销手续

业务招待费报销必须按次注明接待日期、对象、事由并经经费审批负责人审批后才能报销。

（五）差旅费报销应按次填写“差旅费报销单”，并附上按规定粘贴好的有关原始单据（参加会议或培训、进修的，需附会议主办单位的会议通知单等），经规定程序审批后才能报销（飞机票的报销需经院长在机票背面审签，由科研经费开支的除外）。飞机票如为电子机票的，报销时必须同时附登机牌。如同时出差多人，并一齐报销时，必须详细写明姓名。差旅费应在出差返回后一个月内报销。

（六）市内公共交通费、租车费需按次写明时间及事由；学院公车的燃油费、过桥过路费、停车费及车辆维修费等应注明车牌号。

（七）临时工（包括学生）劳务费、聘用人员、在职职工的监考费、加班费、阅卷费、讲课费、评审费、答辩费等劳务费以及教职工过年过节慰问费、烤火费、降温费等和向学生发放的奖学金、生活困难补助等补贴须凭领报单办理报销手续。领报单应包括以下内容：领报单位、领报人姓名、员工编号（院外职工除外）、天数、标准、金额、合计、领款人本人的签名（原则上不得代领，若代领，代领者应签代领者本人姓名，如：李XX代，且对代领行为负责）。

领报的劳务、补贴由财务部按照《中华人民共和国个人所得税法》规定，代扣代缴个人所得税。

（八）零星修缮工程（含维修、装修、安装）开支报销须凭合同、维修明细清单（注明材料费、人工费等）、经审计的工程结算单、工程验收证明、发票以及审批手续单办理报销手续。符合固定资产或低值易耗品标准的，还需按规定办理验收、登记手续。

（九）按规定可以报销的手机话费，凭实际话费结算单报销，报销金额以话费单上本次销帐金额为准。预交话费单和手机话费充值卡的购买发票不得作为报销凭据。

（十）发表论文、出版教材、专著须凭出版社正式发票及录用凭据如发表或出版通知单办理报销手续。发票内容应与实际内容相符，否则须附录用出版相关证明，并经审批人审批。

（十一）基建项目

1、 新项目须由基建办提供《基本建设投资项目登记备案证》，在财务部立项后方可开始支付费用。

2、 工程款的支付应根据施工单位开具的发票在财务部报销支付。特殊原因需预付工程款的，应由经办人填写借款单，并在审批单上注明原因。报建费用由经办人填写借款单借付，但借款经办人应及时到相关部门取得发票或收据核销借款。工程性设备、物资的采购需支付订金的，应填写借款单借付，但工程性设备、物资款须凭厂商开具的发票报销支付。

3、 工程款及工程性设备、物资款的支付必须向财务部提供合同。财务部凭进度款拨付审批单付款。对超过合同金额的付款，须有经相关部门及领导批示的合同变更通知方可支付。工程完工后，财务部凭《建设工程质量竣工验收意见书》、《竣工结算报告书》、《审计报告书》、水电费结算清单并经审批人审批后支付工程尾款。

4、工程完工并交付使用后基建办应及时与施工单位办理工程结算。在工程竣工结算前，施工单位须交清所欠学院水、电等费用。

5、 质保金、保修金、履约金的退还须根据退还质保金、保修金、履约金审批单及财务部开具的收据，经基建办领导、主管副院长审核、院长审批同意方可退还。

6、 在办理工程竣工财务决算前，基建办应及时办理各类押金的退还手续。

三、 现金支付规定

（一）按照国务院《现金管理暂行条例》的规定，向外单位购买物品、支付工程款和服务费用开支在1000元以上（含1000元）的，须通过银行转账结算，不得自行用现金结算。通过银行转账结算，经办人须提供收款单位全称、账号、开户银行名称等信息，收款单位名称须与发票或收据上收款单位全称一致，否则财务部不予办理。

（二）因工作急需等特殊情况必须使用现金或先垫支现金后报销的业务，按以下规定审批：

1、一次性单笔支付现金在3000元以内的由财务部负责人审批。

2、一次性单笔支付现金在3000元（含3000元）以上的由院长审批。

（三）凡是院内单位之间办理的各项经济业务，实行内部转账结算，不得支付现金。

（四）退付押金等款项时，若押金交的是现金，则退押金时可退付现金，但须交还现金交款单和原收款收据；若押金是通过银行转账，则退付押金必须通过银行转账，不得退付现金。

（五）各单位（部门）因业务需要支付的现金，原则上必须从财务部提取，不准从自己收入的现金中直接支付（即不得坐支现金）。

（六）各单位（部门）办理经济事项需要的大额现金需提前向财务部报用款计划。每次5000元以上（含5000元）的，需提前一天向财务部申报用款计划。无用款计划的大额现金支出财会人员将延期办理。

四、本办法自发文之日起只执行。

五、本办法由学院财务部负责解释。